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Endlich ...Outlook übersichtlich  

Die Funktionen des Category Manager

  • Erstellen Sie komfortabel beliebig viele neue Einträge.
  • Benennen Sie vorhandene Einträge einfach um. Der Category Manager schreibt die Änderungen automatisch in alle betroffenen Outlookelemente Ihrer Wahl - unabhängig davon, in welchem Ordner die gespeichert sind. (Ohne den Category Manager wäre das mit extrem viel manueller Arbeit verbunden - und das für jeden einzelnen Ordner!)
  • Sehen Sie auf einen Blick, welche Kategorie wie oft benutzt wird - und welche gar nicht. Löschen Sie unbenutzte Kategorien und halten Sie die Liste so kurz und übersichtlich wie möglich.
  • Markieren Sie eine ganze Gruppe von Outlookelementen (ordnerunabhängig!) und ordnen Sie beliebig viele Kategorien gleichzeitig zu oder entfernen Sie Zuordnungen. Dabei ist es egal, in welchem Ordner die Elemente abgelegt sind; mit dem Category Manager haben Sie einfachen Zugriff auf alle Elemente (E-Mails, Aufgaben etc.) gleichzeitig.
  • Sie können die Liste aller Kategorien ausdrucken.
  • Suchen & Ersetzen: Passen Sie in wenigen, einfachen Schritten die Benennungskonvention der Kategorien Ihren aktuellen Bedürfnissen an. Ersetzen Sie z.B. in nur einem Arbeitsgang den Standardwert "Geschäftlich" durch "Projekt" - und das für alle E-Mails, Aufgaben, Kontakte etc. gleichzeitig. Wenn Sie dann festlegen möchten, dass alle projektbezogenen Kategorien gruppiert und an erster Stelle in der alphabetisch sortierten Liste angezeigt werden sollen (für einen noch schnelleren Zugriff), dann stellen Sie mit ebensowenig Schritten diesen Einträgen noch einen Punkt (.) voran. 
    Sie haben mit dieser einmaligen Funktionalität endlich die Freiheit, Ihr Kategoriesystem auch nachträglich ganz einfach anzupassen.
  • Exportieren Sie die Masterlist (Hauptkategorieliste) als Text- oder CSV-Datei. Diese Dateien können Sie mithilfe des Category Managers auf einem zweiten Computer wieder importieren.
    CSV-Dateien lassen sich auch direkt in Microsoft Excel zur weiteren Bearbeitung öffnen.
  • Importieren Sie Text-, CSV- oder Registry-Dateien. Der große Vorteil gegenüber anderen Methoden ist, dass die importierten Daten Ihre vorhandenen Kategorien nicht automatisch ersetzen, sondern auf Wunsch auch ergänzen.
    Bestimmen Sie damit selbst, welche Einträge Sie behalten oder überschreiben wollen.
  • Filter sind ein mächtiges Werkzeug beim Aufräumen der Kategorieliste. Finden Sie z.B. mit einem Mausklick heraus, welche Kategorien zwar in Elementen (E-Mail, Kontakt etc.) benutzt werden aber nicht in der Masterlist stehen. Solche Einträge haben den Nachteil, dass sie nicht für andere Elemente zur Verfügung stehen. Übernehmen Sie ganz einfach mit nur einem Klick alle diese Elemente gleichzeitig in die Masterlist.
  • Filtern Sie mit einem Klick die unbenutzten Kategorien heraus. Löschen Sie überflüssige Einträge; dadurch wird die Liste übersichtlicher und bietet Ihnen einen noch größeren Nutzen.
  • Ermitteln Sie mit Hilfe der Filter, welche Elemente z.B. mehr als 5 Kategorien zugeordnet sind. Häufig finden sich auch hier alte Kategorien, die überflüssig sind und gelöscht werden können. (Jeder überflüssige Eintrag, den Sie aus der Kategorieliste löschen, erhöht Ihren Nutzen aus der Liste.)
  • Alle Aktionen (bis zu 50) lassen sich rückgängig machen.
  • Ab Outlook 2007 bietet der Category Manager ein weiteres Highlight: Änderungen an Kategorien werden auch in allen betroffenen Regeln abgebildet. D.h. es wird dann nicht mehr vorkommen, dass der Regelassistent eine Kategorie vergibt, die Sie schon längst umbenannt oder gelöscht hatten.
  • Quick-Cats: Sie können Größe und Position des Dialogs frei bestimmen und Kategorievorlagen definieren; alle gerade nicht benötigten Kategorien blenden Sie einfach aus. Der Dialog kann immer sichtbar im Vordergrund bleiben, sobald ein Outlookfenster aktiv wird. Ohne in der Kategorieliste suchen zu müssen, weisen Sie Kategorien mit nur noch einem Klick zu - dank der Vorlagen sogar mehrere Kategorien auf einmal!
  • Kategorisierung erzwingen: Was nützt ein Ablagesystem, wenn man vergißt, die Daten richtig einzusortieren? Category Manager kann Sie darauf hinweisen, wenn keine Kategorie zugewiesen wurde. Für alle Elementtypen (E-Mail, Kontakte, Aufgaben etc.) können Sie festlegen, ob Sie nur eine Erinnerung erhalten oder zum Kategorisieren sogar gezwungen werden wollen. Selbstverständlich können Sie die Funktion für einzelne Elementtypen auch abschalten.
  • Nur in der Enterprise-Version verfügbar: Veröffentlichen Sie eine zentrale Kategorienliste für alle Benutzer in einem Netzwerk. Category Manager lädt diese Daten in von Ihnen festgelegten Intervallen. Dabei bestimmen Sie selbst, ob die Kategorien der zentralen Liste die lokale Hauptkategorienliste ersetzen oder ergänzen sollen.

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